EZD w PGL LP – dobry kierunek, skuteczna realizacja

Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD) w PGL LP

Temat pn. Elektroniczne Zarzadzanie Dokumentacją (EZD) ma już swoją długą historię mimo, iż dopiero od kilku miesięcy widoczne jest w jednostkach LP większe zainteresowanie tą kwestią.  Ale ta większa uwaga skupia się aktualnie na kolejnym etapie czyli wprowadzaniu elementów z zakresu elektronicznej archiwizacji z wykorzystaniem najnowszych technologii. Pierwsze wzmianki o wykorzystaniu nośników elektronicznych dla potrzeb EZD w LP, miały miejsce wiele lat temu, a permanentny proces ich modyfikacji trwa nieustannie. To ogromnie ważne bo drukujemy za dużo, marnujemy za dużo papieru. Segregatory a potem archiwa pękają w szwach.  Ale  obserwacja działań i determinacji w tej materii wywołuje optymistyczne odczucia. Myślę więc, że doczekamy czasów gdy dokument otrzymany drogą mailową w żadnym razie nie będzie wymagał drukowania aby podnieść swój status ważności. Dziś gdy niemal od przedszkolaka używamy smartfony, iphony, tablety – marnowanie pieniędzy na drukowanie tego wszystkiego co do nas dociera wydaje się kompletnie nieuzasadnione.

Leśnictwa były pierwsze

W pracy leśniczego etap „papierologi” i EZD podczas pracy w terenie skończył się już niemal 25 lat temu. Dziś leśniczy ma rejestrator i drukarkę – żadnych kwitów podczas rejestracji pracy w terenie.  Wszystkie operacje wykonuje się w rejestratorze a dane przesyła transferem do Nadleśnictwa. Korzystając z okazji zachęcam te jednostki, które planują wymianę rejestratorów w tym roku aby nie zwlekać i zrealizować plany zakupowe w pierwszym kwartale. Podobnie jak z drukarką fiskalną. Pierwszy kwartał roku to najlepszy czas na zakupy. Zmiany w zakresie systemu operacyjnego dla rejestratorów, o którym pisałem w jednym z poprzednich blogów są w dalszym ciągu w fazie testowej i ten rok do przełomowych nie będzie należał.

Nawyki największą przeszkodą

Przywiązanie nie tylko do papieru jako czegoś „co wszystko przyjmie” ale także do pieczątek, to głównie spuścizna po minionej epoce, w której każda wymyślona, biurokratyczna bzdura przeniesiona na papier i opieczętowana kilkoma pieczątkami, zyskiwała ważność nie do podważenia. Pamiętam jak w latach 80-tych poprzedniego wieku wybrałem się do pracy na tzw. zachód. Po zakończeniu legalnego pobytu, przedstawiciel firmy gdzie pracowałem wydaje mi dokument potwierdzający ilość zarobionych pieniędzy abym mógł wwieźć je do kraju. Na firmowym papierze było napisane ile i w jakim okresie zarobiłem, na dole kartki nieczytelny podpis i tyle. Pytam tego urzędnika – a gdzie pieczątki? Popatrzył na mnie ze zdziwieniem i powiedział że tam już jest wszystko co trzeba. Niestety te praktyki mają miejsce i tam gdzie trudno ludzi podejrzewać o nawyki wyniesione z minionej epoki. Dziś niemal każdy sklep oferuje kartę lojalnościową. Jaki trzeba by mieć portfel aby je wszystkie pomieścić? Może już nie wszędzie, ale bywa tak, że fizyczny brak takiej karty przy zakupie oznacza brak karty w ogóle. A powinno wystarczyć podanie numeru karty – reszta ma być w systemie.

Sprzeczności

Pytanie jak pogodzić wdrażanie EZD z nawykami. W jednostkach LP nie ma z tym problemu. Działania zmierzają w dobrym kierunku czyli do sytuacji gdy archiwizowanie oznaczało będzie wykorzystywanie wyłącznie nośników elektronicznych z dobrze zabezpieczonymi kopiami, zaszyfrowanymi z uwiarygodnionymi podpisami elektronicznymi. Przecież dziś coraz częściej posługujemy się kartą płatniczą. Pokazując kartę mówimy – mam pieniądze. Czyż nie powinien nastąpić zupełny zakaz drukowania pieniędzy i bicia monet.  Pieniądz ze swoimi funkcjami (płatnicza, transakcyjna, jako miernik wartości, czy przechowywanie wartości) będzie znaczył dokładnie to samo gdy będzie w postaci karty płatniczej czy telefonu z funkcją płatności. Mało tego – w takiej postaci nie straci swoich innych ważnych funkcji – motywacyjnej, behawioralnej. Pozostaje oczywiście kwestia przyzwyczajeń, nawyków itp.

EZD w Lasach – dobry kierunek, skuteczna realizacja.

W tym roku wiele jednostek LP będzie zobowiązane do kolejnych działań w ramach wdrażania EZD.  Wiązać się to będzie z koniecznością zmian w zakresie obiegu dokumentów, ale przede wszystkim z zakupem urządzeń komputerowych, bez których ten proces nie będzie funkcjonował. Skanery biurowe, skanery ręczne, drukarki kodów kreskowych – to podstawowe narzędzia nie tylko dla potrzeba EZD, ale bezwzględnie usprawniające także procesy inwentaryzacji. Czasy „spisów z natury” czyli czynności opartej na arkuszu z kalką to niemal prehistoria. Komisja inwentaryzacyjna – to była fucha – miesiąc spisywania w „miłej atmosferze”. Dziś załatwia to skaner, drukarka drukująca naklejkę z kodem kreskowym, oprogramowanie.  Od dwóch lat także i Takma posiada to wszystko w swojej ofercie. Zachęcam do skorzystania z wiedzy i pomocy naszych specjalistów.

Pozdrawiam serdecznie

Tadeusz Tiuchty

TAKMA